Pasos para realizar un proyecto de principio a fin

Los pasos para realizar un proyecto están definidos en la guía del Project Management Institute en cinco ciclos de procesos.
Pasos para Realizar un Proyecto y los cinco ciclos
Los cinco ciclos son inicioplanificaciónejecuciónseguimiento y cierre. El ciclo de inicio y cierre son definitivos. Una vez esto ocurre no vuelve a ese grupo de procesos. Por otro lado una vez se planifica el proyecto y entra ejecución puede ser enmendado como resultados de la tomadas en los proceso de seguimiento y control. Por tanto una vez se entra en ejecución la planificación, ejecución, control y seguimiento se dan a la vez.

La gestión de un proyecto puede ser desalentadora. Sea  el desarrollo de un nuevo sitio web o reclutar a una persona es necesario emplear técnicas de la gestión de proyectos para ayudarlo a tener éxito.  Voy a resumir los mejores 7 mejores prácticas en el corazón de una buena gestión de  proyectos.

Definir el alcance y los objetivos

En primer lugar, comprender los objetivos del proyecto. Supongamos que su jefe le pide que organice una campaña de donación de sangre, ¿es el objetivo de obtener la mayor cantidad de sangre donada como sea posible? O, ¿es para elevar el perfil de la empresa local? Decidir los objetivos reales le ayudará a planificar el proyecto.

¿Es la organización del transporte para llevar al personal del banco de sangre dentro del alcance? ¿O bien, el personal debe hacer su propio camino? Decidir lo que hay dentro o fuera del ámbito de aplicación determinará la cantidad de trabajo que debe realizar.

Entender quiénes son los interesados,  estos son los que esperan un resultado, y conseguir su apoyo. Una vez que haya definido el alcance y objetivos, validar con las partes interesadas y llegar acuerdos.

Definir los entregables

Debe definir lo que será entregado por el proyecto. Si su proyecto es una campaña publicitaria para una nueva barra de chocolate, entonces el producto a entregar podría ser la obra de un anuncio. Por lo tanto, esto es qué se entregarán las cosas tangibles y documentadas en detalle suficiente para permitir que otra persona produzca de manera correcta y eficaz.

Las partes interesadas deben revisar la definición de los entregables y deben estar de acuerdo que estos reflejan con precisión lo que debe ser entregado.

La planificación del proyecto

La planificación requiere que el director del proyecto decide las personas, los recursos y el presupuesto qué se requieren para completar el proyecto.

Debe definir qué actividades son necesarias para producir los entregables mediante técnicas como estructuras de desglose de trabajo. Usted debe estimar el tiempo y el esfuerzo necesarios para cada actividad, las dependencias entre las actividades y decidir un calendario realista para su realización. Involucrar al equipo del proyecto en la estimación de cómo las actividades se llevará acabo. Establezca hitos que indiquen fechas críticas durante el proyecto. Escribe esto en el plan del proyecto. Hable con las principales partes interesadas para revisar y aceptar el plan.

Comunicación

Los planes del proyecto son inútiles a menos que hayan sido comunicados efectivamente al equipo del proyecto. Cada miembro del equipo tiene que saber sus responsabilidades. Un  director del proyecto no es sentarse en una oficina rodeado de horarios. Es comunicar a la gente las  actividades que se consideran importantes y  asignadas a cada persona.

Seguimiento y presentación de informes del progreso del proyecto

Una vez que el proyecto está en marcha hay que observar y comparar el progreso real con el progreso previsto. Usted necesitará informes sobre la marcha de los miembros del equipo del proyecto. Usted debe registrar las variaciones entre lo real y planificado  en el costo, el cronograma y el alcance. Usted debe reportar las variaciones a su gerente y  los principales interesados  y tomar acciones correctivas en caso de que las variaciones sean demasiado grandes.

Puede ajustar el plan de muchas maneras para que el proyecto de nuevo se ponga en marcha, pero siempre va a terminar haciendo malabares entre costo, alcance y tiempo. Si uno o ambos de estos elementos cambias los otros elementos necesitarán inevitablemente cambiar.

Gestión del cambio

Los interesados ​​en el proyecto suelen cambiar de opinión acerca de lo que debe ser entregado. A veces, los cambios en el entorno del negocio han cambiado desde el inicio del proyecto, por lo que las hipótesis formuladas en el comienzo del proyecto ya no pueden ser válidas. A menudo, esto significa que el alcance o resultados del proyecto deben cambiar. Si un jefe de proyecto acepta todos los cambios en el proyecto, el proyecto iría inevitablemente por encima del presupuesto, estar a tiempo o no ser completado.

Mediante la gestión de cambios, el jefe de proyecto puede tomar decisiones acerca de si o no incorporar los cambios de forma inmediata, en el futuro, o para rechazarlas. Esto aumenta las posibilidades de éxito del proyecto ya que el director del proyecto controla cómo se incorporan los cambios, puede asignar los recursos en consecuencia y puede planificar cuándo y cómo se hacen los cambios. No gestionar los cambios de manera efectiva es a menudo una razón por la que los proyectos fracasan.

La gestión del riesgo

Los riesgos son eventos que pueden afectar negativamente el éxito del proyecto. Estos riesgos pueden ser: el personal carece de los conocimientos técnicos para realizar el trabajo, no se entrega el hardware a tiempo,  las personas con interés en el proyecto no están disponible para dar información y muchos otros. Los riesgos varían para cada proyecto, pero los principales riesgos para un proyecto deben ser identificados lo más pronto posible. Los planes deben hacerse para evitar el riesgo, si el riesgo no puede ser evitado, hay que  mitigar el riesgo para disminuir el impacto que produce. Esto se conoce como la gestión de riesgos.

Usted no necesita administrar  todos los riesgos,  porque puede  haber demasiados y no todos los riesgos tienen el mismo impacto. Por lo tanto, identifique todos los riesgos, estime la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo (1 = no es probable, tal vez 2 = probable, 3 = muy probable). Valorar su impacto en el proyecto (1 – bajo, 2 – mediano, 3 – bajo), y multiplique  los dos números para obtener el factor de riesgo. Factores de alto riesgo indican los riesgos más graves. Gestione los diez con los factores de riesgo más altos. Constantemente revise los riesgos y vele si surgen  nuevos, ya que tienen un hábito de ocurrir en cualquier momento.

No administrar los riesgos de manera efectiva es una razón común por que los proyectos fracasen.

Estos pasos para realizar un proyecto no puede garantizar el éxito del proyecto, pero aumenta la oportunidad de éxito.

Dirección de Proyectos, Herramientas y Cetificaciones

Grupo de Procesos en la Dirección de Proyecto

Aunque la gerencia, gestión o dirección de proyectos es tan antigua como la humanidad no es hasta hace unos cuarenta años que se levantan organizaciones para definir la disciplina. Nos es hasta hace unos quince años que la certificaciones en el área toman increíble popularidad. Los procesos de dirección de proyectos son: selección, inicio, planificación, ejecución, seguimiento-control y cierre. Esta se desglosa en diez  áreas de conocimiento.

Estas áreas son integración, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgo, compras y manejo de personas con interés en el proyecto. Se sorprenderá de ver que hay unos 49 procesos para que una dirección de proyectos sea exitosa.

Elementos de Fracasos en la Dirección de Proyectos

Hay tres mayores elementos que hacen que la dirección de proyectos pueda fracasar. En mi experiencia estos son: primero la no evaluación de proyectos, segundo mala o no planificación de proyectos y finalmente no control o seguimiento. También hay que tomar en cuenta  el ambiente empresarial, la jerarquía de portafolio, programa y proyecto. Las  organización que apoya esta jerarquía es la  Oficina de Proyectos. Dentro de esta estructura los personajes principales son los gerentes de proyectos, programa y los oficiales del proyecto.

Herramientas y Certificaciones en la Dirección de Proyectos

Las herramientas favoritas son MS Project y Open Project. También el uso de plantillas en la planificación y seguimiento de tiempo, costo y recursos.

Hay varias certificaciones en el área provistas como PMP por PMI, Prince 2 por OGC e IPMA. Las mas que le conviene está más bien relacionada al área geográfica donde viva. PMI tiende a ser más popular en las Américas, oriente e India, mientras Prince 2 en Europa.

A todos nos gusta hacer nuestro trabajo bien. El conocimiento  y herramientas nos sirven para realizar nuestros proyectos y vida de trabajo de forma exitosa y prospera.

Cómo lograr una gerencia exitosa

¿Cuáles son las características que debe tener un gerente para ser exitoso en el mundo actual de los negocios? Cuales son las características de una gerencia exitosa. Consejos determinantes para los memento de crisis, cuáles pueden ser las estrategias y la visión que debe tener un empresario para sacar adelante la compañía. Idea, producto, servicio y conocimiento son las bases fundamentales que todo emprendedor debe tener en cuenta.